manajemen umum

MANAJEMEN UMUM

Arti dan fungsi Manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni merancanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serata mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil keseimpulan bahwa manajemen memiliki lima fungsi yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sngat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
1. Apa
2. Bagaimana
3. Mengapa
4. Kapan akan dilakukan

Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah manajemen puncak atau manajemen eksekutif, manajemen madya atau manajemen administrative, dan manajemen operasional atau manjemen supervisor. Masing-masing jenjang dari piramida manajemen itu memberikan porsi yang berbeda-beda pada keputusan-keputusan pokok.
a) Manjemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahu-tahun. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (marger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b) Manajemen Madya
Manajemen ini meliputi pimpinan pabrik atau manajer devisi. Para manajer ini memiliki tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang dilaksanakan rencana-rencana umum dari majer puncak.
c) Manajemen Operasional
Manajemen ini merupakan jenjang terendah dalam piramida, tugasnya menyangkut perencanaan yang dibuat oleh supervisor garis pertama karena mereka bertanggung jawab melakuakan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

Sekolah-sekolah Tentang Pemikiran Manajemen
Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manjemen yang muncul, kita akan membahas lima, yaitu ;
1) Sekolah klasik
Sekolah klasik telah memberikan fungsi-fungsi manajemen primer yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi kedalam sub-sub fungsi.
2) Sekolah Perilaku
Sekolah pelaku juga yang disebut dengan leadership, human relation, atau behavioral sciences school of manajemen, telah menjadi popular dalam tahun 1950an. Sekolah ini memusatkan perghatian pada aspek kemanusian dari manajemen dan penekanan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.sekolah ini menarik beberapa disiplin seperti psikolog dan sosiologi sebgai dari latar belakang pendidikan manajer.

3) Sekolah ilmu manajemen
Sekolah ini melibatkan matematik dan statistk. Model-model mtematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaiakan masalah-masalah bisnis.
4) Analisis Sistem
Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersama-sama. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
5) Manajemen Hasil atau MBO
MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan penendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafat manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.

PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifatv manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan.

Bentuk-bentun Perencanaan
a) Tujuan (objektif )
Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b) Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.



c) Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuain ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat stategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d) Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian atau tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini menitik beratkan pada suatu tindakan.
e) Aturan (rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokan menjadi satu golongan disebut prosedur.
f) Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget),semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

Kegunaan Perencanaan
a) Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b) Mengarah perhatian pada tujuan
c) Memperingan biaya
d) Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
1) Menetapkan tujuan
2) Menyusun anggapan-anggapan
3) Menentukan berbagai alternative tindakan
4) Mengadakan pernilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang sudah dipilih
5) Mengambil keputusan
6) Mendukung rencana pendukung

Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional
Proses pendekatan yang rasional dari suatu perencanaan dengan mengbungkan antara waktu dan kemajuan yang dapat dicapai tanpa mengabaikan berbagai anggapan kritis.

Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan yakni:
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek

Factor-faktor yang membatasi Perencanaan
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekakuan internal :
• Kekakuan psikhologis
• Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
• Kekauan sumber daya dan dana
d. Kekauan eksternal
e. Waktu dan biaya

Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
• Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan positif
• Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai berserta segala kekurangannya.
b. Alat pengambilan keputusan
• Analisa resiko
• Pohon keputusan

PENGORGANISASIAN
Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pkok yaitu personalia, fungsi dan factor-faktor fisik yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah diciptakan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya melaksanakan tugas dan adanya perlatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tgas tersebut.
Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk hubungan formal dan hubungan informal. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu tanggung jawab, wewnang, dan pertanggung jawaban.

Rentangan Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain :
• Latihan dari bawahan
• Pendelegasian wewenang
• Perencanaan
• Teknik komunikasi

Dasar-dasar Penggolongan Bagian Didalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa factor berikut ini :
 Didasarkan pada suatu angka
 Di dasarkan pada waktu
 Didasarkan pada fungsi perusahaan
 Di dasarkan pada luas daerah operasi
 Didasarkan pada jenis barang yang dihasilakn
 Didasarkan pada jenis langganan

Karaterisik struktur organisasi
Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik, yaitu :
a. Keseimbangan dalam organisasi
Sebuah organisasi dapat dikatakan seimbang bilamana masing-masing bagian fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapian tujuan.
b. Fleksibel
Fleksibilitas merupakan kemampuan diri dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi seperti perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan, dan sebagainya.

PENGARAHAN
Prinsip-prinsip pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secra efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu yang dilakukan pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip yaitu :
• Prinsip Mengarah kepada tujuan
• Prinsip Keharmonisan dengan tujuan
• Prinsip Kesatuan Komando

Cara-cara pengarahan
• Oriantasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

• Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :
 Perintah umum dan khusus
 Perintah lisan dan tertulis
 Perintah formal dan informal
• Delegasi Wewenang
Pendelegasi wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah.

Komunikasi
• Komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang orang dengan lembaga, dan sebaliknya.
• Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, terdapat atau informasi.
• Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling mengerti.

Prinsip-prinsip Komunikasi
1. Komunikasi Harus Jelas
2. Prinsip Intergritas
3. Prinsip Penggunaan oraganisasi Informal

Motivasi
Motivasi dibagi menjadi dua yaitu motivasi positif dan motivasi negative.





PENGKOORDINASIAN
Prinsip-prinsip Koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilama diikuti dengan tiga prinsip berikut ;
• Prinsip Kontak Langsung
• Prinsip penekanan pada pentingnya Koordinasi
• Hubungan timbale balik di antara factor-faktor yang ada

Pelaksanaan fungsi koordinasi
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN
Pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah dilaksanakan.

Langkah-langkah Pengawasan
a. Menciptakan Standard
b. Memandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan Tindakan Koreksi

Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpanan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan
d. Pengawasan harus obyektif, teliti sesuai dengan standard yang digunakan.
e. Pengawas harus luwes/fleksibel
f. Pengawas harus ekonomis